Når I som virksomhed ønsker at anvende GPS i firmabiler til at kontrollere medarbejdernes adfærd, betragtes dette som en kontrolforanstaltning. Det kan f.eks. være, når GPS-data bruges at kontrollere om bilen bruges privat, om medarbejderen følger arbejdstiden, eller om der forekommer unødvendige omveje. Sådanne kontrolforanstaltninger skal varsles med 6 uger, før kontrollen må tages i brug.
Varslet bør gives i form af et varslingsbrev til hver enkelt medarbejder. Varslingsbrevet skal tydeligt informere medarbejderne om:
- Formålet med GPS-overvågningen
- Retsgrundlaget
- Hvilke oplysninger der registreres
- Hvornår der registreres
- Hvem der har adgang til oplysningerne
- Hvor længe oplysningerne opbevares
- Hvilke konsekvenser det kan have, hvis politikken ikke overholdes
Privat kørsel
Hvis firmabilen må bruges privat, skal virksomheden sikre, at GPS’en enten kan slukkes eller har en “privat-tilstand”, så der ikke sker overvågning af medarbejderen i fritiden. Overvågning uden for arbejdstiden betragtes som et indgreb i privatlivet og er som udgangspunkt ikke tilladt.
GPS-overvågning i firmabiler
I bør desuden have en skriftlig GPS- eller bilpolitik, som beskriver formålet med GPS’en, rammerne for brugen, opbevaringsperioder, adgangsforhold og konsekvenser ved misbrug. Politikken bør udleveres til den enkelte medarbejder og dokumenteres som implementeret.
På Tekniq.dk findes en skabelon til et varslingsbrev vedrørende implementering af GPS-overvågning i firmabiler: Varsling om implementering af GPS-overvågning i firmabiler
I praksis betyder det, at GPS gerne må bruges til drift, dokumentation og optimering – men hvis GPS-dataen derimod bruges til personalesager eller til at føre kontrol, skal virksomheden sikre et sagligt og proportionalt formål. Desuden skal varslingsfristen på de 6 uger overholdes, medarbejderne skal informeres tydeligt og GPS-dataen kun anvendes inden for de formål, der er angivet i det udstedte varslingsbrev.
